תהליך העבודה עם מינופים דואר משפטי
מסירות משפטיות
על מנת לבצע את העבודה באופן הטוב והמהיר ביותר הכולל שימוש בכל האפשרות שמספקת המערכת המתקדמת של מינופים דואר משפטי לגבי מעקב אחר ביצוע המסירות המשפטיות, עדכון אונליין בכל פעולה מבוצעת וקיצור זמני הביצוע הושקעו זמן ומחשבה רבים בפיתוח שלבי העבודה והם:
- הלקוח ישלח קובץ אקסל של רשימת התיקים שמועברים לטיפול מינופים דואר משפטי במייל או באמצעות העלאה ישירה למערכת דרך האזור האישי של הלקוח, הקובץ כולל רשימה אשר תואמת באופן מלא לתיקים המצויים פיזית במשרדי הלקוח ומוכנים לאיסוף. העמודות בקובץ יכללו: שם מלא של הנמען, ת"ז, כתובת ידועה, מס' תיק פנימי אצל הלקוח, מס' תיק משפטי (אזרחי או הוצל"פ), כתובות נוספות או מידע נוסף והערות, אם יש.
- הקובץ ייקלט במערכת מינופים ויעבור תהליך סינון ראשוני ואיתור במידת הצורך, במקביל יישלח שליח למשרדי הלקוח לאיסוף החומר.
- החומר יחולק לקווים בהתאם לסידור העבודה במינופים דואר משפטי ויצא לשטח לביצוע.
- המסירות יבוצעו כנדרש, בהתאם להנחיות הלקוח ולתקנות סדר דין אזרחי כאשר הלקוח יוכל לעקוב אחר הביצוע אונליין באמצעות האזור האישי המוקצה עבורו באתר מינופים.
- עם חזרת המסירות מבוצעות למשרדי מינופים, הן יוקלדו ויופקו המסמכים הדרושים בתיק, הכוללים: דוח ביצוע, תצהיר מוסר וחשבון עסקה. החומר ייארז ויופק ריכוז ביניים ממוספר בסדר רץ הכולל את כל התיקים המוחזרים ללקוח. הלקוח ישלם עבור ריכוזי הביניים שמועברים לו בהתאם לתנאי התשלום שסוכמו בעת תחילת העבודה.
- שליח מינופים יחזיר את החומר פיזית למשרדי הלקוח, לרוב ובהתאם לכמות החומר, פעם בשבוע.
על פתרונות מינופים דואר משפטי לתיקון 46 לחוק ההוצאה לפועל לחץ כאן
איתורי טלפון ואיתור חשבונות רשת
- הלקוח יעביר למינופים דואר משפטי באמצעות המייל או בהעלאה ישירה למערכת מינופים קובץ אקסל הכולל את רשימת התיקים המועברים לטיפול. הקובץ יכלול שם מלא של הנדון, ת"ז, כתובת ידועה, מס' תיק פנימי, אי מייל ומידע נוסף אם יש.
- הקובץ יעבור סינון ראשוני ע"י מערכת מינופים אשר תפלוט את התיקים שכבר הועברו לטיפול והוחזרו תשובות לגביהם ללקוח.
- יתרת הקובץ תעבור לביצוע האיתורים לפי דרישת הלקוח באמצעות מערכתServeVia . על מנת לדעת עוד על מערכת ServeViaשבפיתוחה של מינופים דואר משפטי לחצו כאן
- כל תיק שיבוצע יעודכן אוטומטית באזור האישי של הלקוח באתר מינופים והלקוח יוכל להתעדכן בתוצאות הביצוע, עוד טרם סיום הקובץ המלא.
- עם סיום הקובץ יופק דוח הכולל את כל הקובץ שהועבר לטיפול ובו תוצאות האיתור או האיתור והשליחה, כולל סימוכין לקבלת השליחה, במידה ומדובר באיתור חשבונות רשת באמצעות מערכת ServeVia דוח זה ימוספר בסדר רץ וישמש כריכוז לתשלום, עבורו ישלם הלקוח בהתאם לתנאי התשלום שסוכמו.
- הדוח ישלח במייל ללקוח.
מוקד בירורים
- לרשות לקוחות מינופים דואר משפטי מוקצה אזור אישי באתר מינופים אליו יכול להתחבר הלקוח באמצעות שם משתמש וסיסמה אישיים, האזור האישי נועד לחסוך זמן ללקוחות מינופים בקבלת תשובות מידיות לפניות ללא צורך ליצור שיחה.
- כל התיקים שהעביר הלקוח לביצוע מינופים ימצאו באזור האישי.
- האזור האישי מתעדכן אונליין בהתאם להתקדמות העבודה בתיק.
- הלקוח יכול להתעדכן בסטטוס התיק במינופים ולהוריד את המסמכים המצורפים, כולל אישור המסירה הסרוק וצילום מקום הביצוע.
- במידה והאזור האישי אינו מספק מענה לבירור כלשהו מול מינופים, לרשות הלקוח רפרנט מקצועי העומד לרשותו. מומלץ לפנות באמצעות המייל: minufim.office@gmail.com או באמצעות טופס צור קשר באתר על מנת לקבל מענה מהיר אונליין ולשם תיעוד הפנייה למינופים דואר משפטי.
תשלומים
- תשלום באמצעות המחאה: הלקוח יעביר באמצעות המייל תצלום של הצ'ק בהתאם לתנאי התשלום שסוכמו ויקבל חשבונית מס קבלה דיגיטלית למייל בחזרה. שליח מטעם מינופים דואר משפטי יגיע לאיסוף הצ'ק ממשרדי הלקוח.
- תשלום באמצעות העברה בנקאית: הלקוח יעביר תשלום באמצעות העברה בנקאית במועד כפי שסוכם וכנגד העברה זו תונפק לו חשבונית דיגיטלית שתישלח במייל.
דיווחים
מינופים דואר משפטי מעמידה לרשות לקוחותיה אזור אישי באתר המאפשר להתחקות אחר סטטוס ביצוע כל פעולה, להוריד מסמכים מצורפים לתיק ומדיה. עם זאת, ישנם לקוחות עסקיים אשר זקוקים לדיווח נוסף בפורמט ייחודי. ללקוחות אלה עומד מערך הפיתוח של מינופים דואר משפטי אשר יפתח מודול דיווח ייחודי ללקוח לשם ייעול העבודה ומעבר חלק של דיווחים.
