טיפים לעבודה נכונה
לקוחות מינופים דואר משפטי מצויים לרוב בתחרות עם מתחריהם או במרוץ להשגת יעדי גבייה. בתחרות זו כל אחוז העלאת הגביה משמעותי ומהווה יתרון משמעותי על המתחרים או התגברות על משוכה נוספת בדרך להשגת יעדי הגביה. השגת יתרונות על המתחרים בתחום הגביה משמעה קבלת יותר תיקים לטיפול הלקוח, בונוסים וכד'. על מנת לנצל נכון על יכולותיה של מינופים דואר משפטי בהיותה חברת הדואר המשפטי, המסירות המשפטיות ואיתורי הטלפון הגדולה, המתקדמת טכנולוגית והמובילה בישראל מומלץ ללקוחות מינופים דואר משפטי להשתמש בטיפים להלן לעבודה יעילה ונכונה יותר עם מערכות מינופים דואר משפטי.
משלוח קבצים תקינים של תיקים לטיפול מינופים דואר משפטי
על מנת לקלוט תיקים חדשים לעבודה במינופים דואר משפטי, באפשרות הלקוח לשלוח קובץ אקסל במייל. הקפדה על שליחת קובץ נכונה הכוללת את השדות הבאים: שם מלא, תעודת זהות, כתובת ידועה, תיק פנימי, תיק משפטי (מס' הוצל"פ או מס' תיק בית משפט). משלוח של קבצים חסרים, כלומר אי התאמה בין החומר שנאסף על ידי שליח מינופים דואר משפטי ממשרדי הלקוח לבין החומר שנשלח בקובץ במייל או קבצים ללא כל העמודות הנ"ל יעכבו קליטת החומר ובהתאמה טיפולו במינופים דואר משפטי. הקפדה על שליחת קבצים תקינה כאשר הלקוח מוודא כי הקובץ כולל את כל העמודות הדרושות ואת כל המסירות המשפטיות שהועברו לטיפול מינופים דואר משפטי יהוו יתרון משמעותי במהירות העבודה והביצוע בתיקי אותו לקוח.
גדלי קבצים להעברה למינופים דואר משפטי לביצוע
מינופים דואר משפטי משקיעה רבות על מנת לייעל את תהליך העבודה לטובת לקוחותיה, לכן בעת העברת תיקים (מסירות משפטיות או איתורי טלפון) בקבצים לטיפול מינופים דואר משפטי כדאי להקפיד על הכלל הבא: כאשר מעבירים קובץ של מסירות משפטיות רצוי לרכז את כל המסירות המשפטיות שיש ללקוח להעביר למינופים דואר משפטי וזאת על מנת שכל התיקים יטופלו במהירות והשליח שיגיע למשרדי הלקוח יוכל באיסוף אחד לאסוף את כל החומר, עם זאת, כאשר נשלחים איתורי טלפון בקובץ לטיפול מינופים דואר משפטי רצוי לשלוח כל כמות שישנה ולא לצבור תיקים ולשלוח קובץ גדול. ככל שקובץ האיתורים הטלפוניים המועברים לטיפול מינופים דואר משפטי קטן יותר כך הטיפול בו יסתיים מהר יותר והקובץ יוחזר מבוצע בשלמותו ללקוח. הקפדה על כלל זה יכולה לספק ללקוחות מינופים דואר משפטי את היתרון התחרותי על מתחריהם ולסייע בניצול יעיל של מערכות מינופים דואר משפטי. העברה נכונה של תיקים לטיפול מינופים דואר משפטי פירושה ביצוע מהיר יותר שמשמעותו גבייה מהירה של התיקים אצל הלקוח.
תיקים כפולים וחוזרים על עצמם
לקוחות רבים מניחים כי החזרת תיק לביצוע חוזר לאחר שלא בוצע מסיבות כדוגמת "לא אותר" יכולה לשנות את סטטוס הביצוע. לרוב לא יחול שינוי ובינתיים התיק מתעכב. הלקוח המצוי בתחרות יכול לסגור אותו על סמך המידע שקיבל והדוח של מינופים דואר משפטי ולעבור לתיק הבא. בתיק "חוזר" סיכויי הגביה נמוכים מלכתחילה שהרי אחרת היה מבוצע בפעם הראשונה. סחבת בתיקים והלוך חזור בין מינופים דואר משפטי ללקוח משאירים את הלקוח עם תיקים פתוחים המצויים במדידה ובחיסרון משמעותי מול מתחריו. אין צורך לומר שהדבר מעכב גם את מינופים דואר משפטי הנאלצת לחזור ולטפל בתיקים שכבר נסגרו בשל חוסר איתור.
שימוש באזור האישי באתר מינופים דואר משפטי
ללקוחות מינופים דואר משפטי מוקצה אזור אישי באתר. אזור אישי זה משמש כערוץ הקשר המהיר והיעיל ביותר ללקוחות מינופים דואר משפטי בכל הקשור לבדיקת סטטוס מסירות משפטיות, איתורי טלפון ועוד. באזור האישי ניתן להוריד את כל המסמכים המצורפים לתיק ובהם: תצהיר מוסר, דוח ביצוע, תמונת מקום הביצוע, אישור המסירה הסרוק ועוד. שימוש באזור האישי חוסך זמן רב לבירור סטטוס תיקים טלפוני מול נציגי מינופים דואר משפטי. זמן ניתן להפנות למאמצי גבייה בתיקים ולא לבזבזו על שיחות טלפון ממושכות שאינן מחויבות המציאות. כמובן שנציגי מינופים דואר משפטי יספקו כל מידע הדרוש ללקוח באשר לתיק הנמצא בביצוע, אולם זה זמן שניתן לחסוך. בתחרות עזה בין משרדי עורכי דין הנאבקים על כל עליית באחוזים בודדים בגבייה זמן זה יכול לעשות את ההבדל בדירוג המשרדים אצל הלקוח הזוכה. שימוש נכון באתר מינופים ובאזור האישי יספק ללקוחות מינופים דואר משפטי יתרון תחרותי על מתחריהם בייעול העבודה.
הערות או הנחיות מיוחדות
לעיתים הלקוח מעוניין בהנחיה מיוחדת או הערה בתיק כלשהו. על מנת שהערות או הנחיות אלה יקלטו בפעם הראשונה עם קליטת הקובץ במינופים דואר משפטי על הלקוח להוסיף לקובץ האקסל עמודה בשם הערות ולציין את כל המידע הרלוונטי שם. אין צורך לצרף פתקים, הערות בכתב יד, דפים מצורפים וכד' לחומר שנאסף בפועל ממשרדי הלקוח. במידה וייקלט קובץ ללא הערות אלה ויהיו בתיק מסוים הערות או הנחיות מיוחדות, לא יכנסו אלה למערכת המידע של מינופים דואר משפטי וקיימת סכנה כי החומר לא יבוצע בהתאם להנחיות אלה. בכך יכולה להיווצר שרשרת של טעויות שתגרום בסופו של דבר לבזבוז זמן אדיר בשל צורך בביצוע חוזר של מסירה משפטית ובכך עיכוב ההליכים. שליחת הקובץ תקינה עם עמודת הערות מלאה לפי הנחיות הלקוח יעזרו בטיפול מהיר ללא "הלוך וחזור" בין הלקוח ומינופים דואר משפטי.
רוצים לדעת מה חדש בתחום המסירות המשפטיות? להתעדכן בפיתוחים האחרונים של מינופים דואר משפטי?
הכנסו לבלוג של מינופים דואר משפטי וצפו בכל החדשות, הפיתוחים והעדכונים בתחום המסירות המשפטיות. הבלוג של מינופים דואר משפטי, המקום היחיד המאגד את כל מה שחדש בתחום המסירות המשפטיות, שינויי חקיקה, פתרונות לדילמות בתחום המסירות המשפטיות ופירוט חזון חברת מינופים דואר משפטי שלב אחר שלב. הבלוג מסודר בסדר כרונולוגי ופתוח להצעות ולרעיונות.
